Que vous partagiez ou non vos données avec vos collaborateurs, dès que vous possédez plus d'un poste de travail, et surtout si vous pensez en rajouter, vous devez réfléchir à l'idée de centraliser vos données sur un serveur de fichiers.

Voici quelques unes des raisons de le faire:

• La sauvegarde est simplifiée : toutes les données étant centralisées, il n'y a qu'un seul emplacement à sauvegarder, limitant les pertes d'informations.
• Facilité de retrouver une information : Les données étant stockées sur un seul serveur, vous ne perdrez plus de temps à rechercher dans tous les postes où sont enregistrées les données dont vous avez besoin.
• Partages avec vos collaborateurs simplifiés : Les données sont accessibles toujours au même endroit. Vous pouvez définir les droits d'accès (lecture/écriture) pour chaque document et chaque utilisateur.
• Gestion des versions simplifiées : En mettant à jour les données partagées, vous êtes certain que vos collaborateurs utilisent la version à jour et pas une copie périmée qu'ils auraient gardé sur leur poste de travail.
• Idépendance vis à vis du poste de travail : Vous accédez à vos données depuis n'importe quel poste de votre entreprise grâce à votre identifiant personnel. Même si vous partagez un poste de travail, votre collègue n'aura pas accès à vos documents s'il n'y a pas droit.
• Indépendance vis à vis du système du poste de travail : Peu importe l'ordinateur que vous utilisez. Même si votre poste de travail est en panne, il suffit de le remplacer par n'importe quel ordinateur pour reprendre le travail immédiatement et retrouver vos données. Le temps d'immobilisation est réduit. Vous continuez à travailler et gérer vos mails.
• Pas de données sur les postes de travail : ainsi, même si votre poste part en réparation, vous avez la certitude qu'aucune donnée confidentielle n'est accessible par quiconque. Plus d'usurpation d'identité possible (mail, documents, signatures,...)
• Administration simplifiée : Comme les données ne se trouvent pas sur le poste de travail, il n'y a plus de sauvegarde à effectuer avant réinstallation. Par conséquent, en cas de mauvais fonctionnement, il est plus simple et plus rapide de réinstaller un système propre, ce qui peut être effectué en interne par une personne correctement formée, même non informaticienne.
• Centralisation des données : Il est possible de placer le serveur dans vos locaux, ou de l'héberger sur internet chez un de nos partenaires. Ainsi, en cas de sinistre, ou si vous avez des succursales ou d'autres agences, vous pouvez centraliser les données de tous vos collaborateurs à un seul endroit et profiter des avantages dans toutes les agences (y compris depuis votre domicile)

Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'un tel serveur diminue les frais informatiques immédiats et à long terme, et réduit les pertes de temps.

La mise en place d'un serveur de fichiers est rapide et nécessite très peu de modification des habitudes de vos collaborateurs. Avec une préparation adaptée et une étude correcte, le changement peut même être transparent.

Ce type de serveur est très largement paramétrable pour s'adapter à vos exigences et votre mode de fonctionnement et il serait irréfléchi de vous proposer un serveur "prêt à l'emploi" qui ne soit pas adapté à vos besoins. C'est pourquoi nous vous conseillons de nous contacter afin d'évaluer ensemble vos besoins et les solutions susceptibles d'améliorer votre mode de travail.